گزارش دادن اطلاع دادن، راپرت دادن، گزارش کردن (مص.م) شرح دادن، تفسیر کردن. معنی گزارش درلغت نامه دهخدا: گزارش دادن: اطلاع دادن، خبر دادن، گزارش کردن: شرح و تفسیر کردن.
گزارش در فرهنگ لغت عمید به معنی “اداء کردن، بجا آوردن، انجام دادن، شرح و تفصیل قضیه، شرح و تفصل خبری کاری که انجام یافته” آمده است^[۴۹].
ب)گزارش از لحاظ اصطلاحی
با بررسی کتب مختلف در زمینه علوم پلیسی و ادبیات و فن نگارش ملاحظه میگردد که تعاریف مختلفی از گزارش ارائه گردیده است که علیرغم وجوه اشتراک زیاد بعضاً تفاوتهایی هم با یکدیگر دارند که ذیلاً به تعدادی از آنها اشاره میشود:
الف- با بررسی لغوی گزارش میتوان گفت گزارش عبارت است از: بیان، شرح و تفسیر یک رویداد یا اتفاق معینی بصورت شفاهی و مکالمه حضوری و یا به طریق تحریر موضوع^[۵۰].
ب- گزارش، تفسیر یک چیز یا یک واقعه است. این تعریف، تعریف موضوعی گزارش است که بصورت شفاهی یا کتبی انعکاس مییابد.
ج- گزارش عبارت است از انعکاس اخبار از رده های پایینتر که معمولاً منابع هستند به رده های بالاتر، این تعریف، تعریف اطلاعاتی گزارش است^[۵۱].
د- گزارش در اصطلاح به مطلبی گفته میشود که از شرح، تفسیر، بیان، تحلیل مطالب و نیز علل مسائلی خاص گفتگو کند. در زبان انگلیسی (TO REPORT) در معنی گزارش دادن استفاده میشود که ریشه لاتین دارد، و از (REPORTARE) به معنی (باز پس آوردن) یا (بازگشت اطلاعات) گرفته شده است^[۵۲].
ذ- گزارش: انتقال پارهای از اطلاعات است به کسی که از آن بی اطلاع است و یا آگاهی کافی ندارد.
انواع گزارش از نظر نوع، هدف، اندازه و سایر نکات را میتوان به انواع زیر تقسیم کرد:
۱- لحاظ کاربرد (گزارش تحصیلی و تحقیقی ،گزارش اداری)
۲- از لحاظ منابع و اندازه (گزارش ساده ،گزارش تفصیلی)
۳- از لحاظ ارزش و رسمیت (گزارش غیر رسمی،گزارش رسمی)
۴- از لحاظ نحوه انعکاس اطلاعات و مطالب (گزارش انشایی ،گزارش مختلط) ^[۵۳]
ر- در اصطلاح عبارت است از “شرح و بیان واقعه یا توضیح انجام وظیفهای از طرف مقام مادون به مقام مافوق، بنابراین:

۱- موضوع مورد گزارش باید وقوع حادثه یا توضیح انجام وظیفهای باشد.
۲- گزارش دهنده قبلاً به تهیه گزارش مامور شده باشد.
۳- سمت گزارش دهنده اقتضاء کند که گزارش تهیه نماید.
۴- مقامی که به وی گزارش تسلیم میشود، مقام مافوق باشد. (اعم از مقام رسمی یا غیررسمی)
گزارش ممکن است به صورت کتبی یا شفاهی صورت گیرد موضوع گزارش ممکن است تحت عناوین: اداری، تجاری، اجرائی، ستادی، اطلاعاتی، سیاسی، جزائی، نظامی، و … باشد که به دو دسته تقسیم می شوند: الف) گزارش قضائی( جزائی) ب) گزارش اداری

۲-۲-۲-۳٫تعریف گزارش نویسی

گزارش نویسی عبارت است از به تحریر درآوردن اخبار، اطلاعات، حقایق، علل مسائل و رویدادها، تجزیه و تحلیل منطقی و متوالی آنها، برای رسیدن به راه حل های صحیح، که همراه با اختصار و روشنی تدوین شده و بر دو اصل«ساده نویسی» و«سالم نویسی» استوار باشد. در واقع گزارش نویسی، فنی است که هدف باآگاهی از آن فن، مطالب هر موضوعی را می توان، طوری طبقه بندی کرد و نظم بخشید که هدف مورد نظر را در کوتاه ترین زمان و با ساده ترین کلام به دست آورد^[۵۴].

۲-۲-۲-۴٫فایده گزارش نویسی

فایده و هدف از نوشتن گزارش، رساندن پیام به خواننده با سرعت و صحت و روشنی است. و مهم این است که نویسنده گزارش، قادر باشد تصویری روشن از فکر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسیم نماید.

۲-۲-۲-۵٫تاریخچه گزارش نویسی

قدمت گزارش دادن شاید به تشکیل اولین هسته های اجتماعی( خانواده) برگردد، چون انسان های اولیه برای انجام امور روزمره خود مجبور بودند به صورت شفاهی نیازها و امکانات خود را به گوش دیگران برسانند. ( امروزه به آن گزارش شفاهی گفته می شود) از زمانی که «خط» پدید آمد و زندگی اجتماعی شکل گرفت و پیشبرد اهداف اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و فرهنگی احتیاج به تحقیق و بررسی پیدا کرد و ارتباط کتبی را ناگزیر ساخت، تا هم مردم از کند و کاوهای انجام شده باخبر باشند و هم مبنایی باشد برای این که آیندگان کار را ادامه دهند^[۵۵].
۱-از اولین روزی که بشر شرح کار یا خواسته خویش را برای دیگران بیان یا طرح کرد، گزارش صاحب هویت شد.
۲-تشکیل حکومت های کوچک و بزرگ و توسعه امپراطوری های باستان مثل ایران، یونان و روم، انعکاس گزارش ها را از ایالات و حکمرانان محلی به پایتخت توسط پیک ها و چارپاها ایجاب می کرد^[۵۶].

۲-۲-۲-۶ .اهمیت گزارش نویسی

اورن ریف می گوید: «اگر کاری را انجام دهید و آن را گزارش نکنید، مثل این است که اصلا آنرا انجام نداده‌اید. از سوی دیگر اگر کاری نکرده اید اما انجام آن را گزارش می کنید، به معنی آن است که آن را انجام داده‌اید» ^[۵۷].
ویلیام هود، عامل مجرب و مخفی سیا می گوید: «نیمی از جاسوسی انتظار کشیدن و نیمی دیگر، گزارش کتبی و نگهداری مطالب است» در جای دیگری می گوید: «مدت زمانی که صرف نوشتن گزارش‌ها می‌گردد، یکی از بخش‌های بسیار مهم امر جاسوسی است، به طوری که خود او هرگز درک نمی‌کند که چرا حتی رمان نویسان بزرگی که تجارب حرفهای دارند، هیچگاه به فکر ذکر آن در داستان هایشان نمی افتند^[۵۸].
آیت ا… مکارم شیرازی در کتاب مدیریت و فرماندهی در اسلام در باب شرایط دستگاه های اطلاعاتی و مدیران اسلامی می گوید: «هرگز نمی توان در گرفتن و دادن اطلاعات، تنها تکیه بر حافظه کرد، بلکه باید همیشه به نوشته های صریح و صحیح تکیه نمود، چرا که حافظه بهترین افراد گاه به آنها خیانت می کند و مایه شکست و ناکامی می شود^[۵۹].»

۲-۲-۲-۷٫خواننده گزارش کیست؟

قبل از اینکه تصمیم به تدوین گزارش گرفته شود باید بدانیم که گزارش را برای چه شخصی یا اشخاصی تهیه می کنیم. در واقع چه کسی یا کسانی، براساس گزارش ما تصمیم گرفته و اقدام خواهند کرد.
دانستن افکار، تمایلات، خلق و خوی، تحصیلات و تجربیات و نحوه تصمیم گیری خواننده گزارش و این که آیا او خود تصمیم می گیرد یا آنکه گزارش را برای اظهار نظر به نزد دیگران ارسال می دارد، برای تهیه کننده گزارش بسیار مهم است. زیرا با آگاهی از مسائل فوق می توان گزارش خود را به شکلی تهیه کرد که رسیدن به هدف را سریعتر و مطمئن تر کند.
در اغلب اوقات ما شروع کننده مکاتبه هستیم لذا باید بدانیم که چه نتایجی را انتظار داریم. اما اگر یک مقام مافوق از ما بخواهد که گزارشی تهیه کنیم در این حالت باید تصمیم گیرنده نهایی مطالب گزارش خود را شناسایی کنیم، تا با رعایت نکات یاد شده گزارش خود را طراحی کنیم.

۲-۲-۲-۸٫مراحل چهارگانه گزارش نویسی

به منظور اجتناب از نارسایی گزارش، و انتقال صحیح افکار و اطلاعات به خواننده، در تهیه و تدوین هرگونه گزارشی باید چهار مرحله زیر را رعایت کرد:
۱-مرحله تهیه و تدارک
قبل از اینکه نوشتن را آغاز کنیم، باید تمام اطلاعات، حقایق، علل و عوامل مربوط به گزارش را در اندیشه خود سازمان دهیم، هدف را بیابیم و بدانیم که خواننده گزارش ما کیست و چه اطلاعاتی از موضوع دارد که در فهم مقصود، او را یاری می کند و چه اطلاعاتی بایدبه او داد تا در نتیجه گیری نهایی سودمند باشد.
۱/۱-مرحله طرح ربط منطقی مطالب( ترتیب)
اغلب اتفاق می افتد، که گزارش بسیار ساده است و احتیاج به تهیه افکار و طرح ربط منطقی ندارد، ولی باید دانست که بیشتر گزارش های اداری، فنی، اجتماعی، فرهنگی و قضایی نیاز به ترتیب منطقی دارد. یعنی بایستی با کسب مهارت آن چنان نظم فکری پیدا کرد که توالی منطقی مطالب را به صورت ذهنی رعایت کرد.
نکته مهم: مرحله اول گزارش نویسی( تهیه و تدارک) و مرحله دوم( ربط منطقی مطالب) پیوند نا گسستنی با هم دارند.
یعنی مرحله اول جمع آوری و مرحله دوم، مرحله ترتیب و توالی منطقی است و این دو مرحله که مراحل دقت و تمرکز فکر است روی هم موجب تکوین گزارش می شود به عبارت دیگر پایه و اساس گزارش را تشکیل می دهد و با تحقیق این مرحله آماده خواهید شد که گزارش خود را با اطمینان خاطر روی صفحه کاغذ بیاورید.
موفقیت هر گزارشی بستگی به نحوه طرح ریزی آن دارد بنابراین طرح باید پاسخگوی نیازهای زیر باشد: